Als Managerin in absentify bist du dafür verantwortlich, Genehmigungsanfragen für Abwesenheiten in deiner Abteilung zu überwachen. Das Benachrichtigungssymbol in der oberen rechten Ecke der Navigationsleiste informiert dich über Anfragen, bei denen du als Genehmigender zugewiesen bist. Du kannst außerdem Anfragen einsehen, die andere Genehmigende in deiner Abteilung noch nicht bearbeitet haben.

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Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungsanfragen

Wenn es ausstehende Genehmigungsanfragen gibt, bei denen du als Genehmigende*r zugewiesen bist, zeigt das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke:
  • Einen roten Punkt, der signalisiert, dass Anfragen auf deine Aktion warten.
  • Eine Zahl, die anzeigt, wie viele Anfragen du überprüfen musst.
Diese Benachrichtigungen beziehen sich ausschließlich auf Anfragen, die dir direkt zugewiesen sind. Auch wenn das Glockensymbol keinen roten Punkt anzeigt, kannst du darauf klicken, um eine Liste aller offenen Anfragen in deiner Abteilung aufzurufen, einschließlich derjenigen, die anderen Genehmigenden zugewiesen sind.

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Offene Anfragen in deiner Abteilung einsehen

Wenn du auf das Glockensymbol klickst, öffnet sich eine Liste aller offenen Anfragen in deiner Abteilung. Diese Liste enthält:
  • Anfragen, die dir direkt zugewiesen sind (markiert mit einem roten Punkt auf der Glocke).
  • Anfragen, die anderen Genehmigenden in deiner Abteilung zugewiesen sind und noch nicht genehmigt wurden.
Für Anfragen, die dir nicht zugewiesen sind, siehst du:
  • Den Namen des Mitarbeitenden und die Details ihrer Anfrage.
  • Den Namen des Genehmigenden, der für die Anfrage verantwortlich ist.
  • Den Abwesenheitstyp, die Dauer und den Status der Anfrage.
Dies ermöglicht dir, den Genehmigungsprozess zu überwachen und Verzögerungen durch nicht bearbeitete Anfragen zu erkennen.

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Anfragen in deiner Abteilung übersteuern

Als Manager*in hast du die Möglichkeit, ausstehende Anfragen zu übersteuern, die anderen Genehmigenden in deiner Abteilung zugewiesen sind. Dadurch stellst du sicher, dass Abwesenheiten rechtzeitig bearbeitet werden, selbst wenn der/die ursprünglich zugewiesene Genehmigende keine Aktion vorgenommen hat. So übersteuerst du eine Anfrage:
  1. Klicke auf das Glockensymbol, um die Liste der offenen Anfragen anzuzeigen.
  2. Finde die Anfrage, die einem anderen Genehmigenden zugewiesen ist.
  3. Überprüfe die Details der Anfrage.
  4. Genehmige oder lehne die Anfrage ab. Wenn du ablehnst, gib einen Grund im Eingabefeld an, bevor du die Aktion bestätigst.
Hinweis: Durch das Übersteuern von Anfragen wird sichergestellt, dass Abwesenheiten in deiner Abteilung rechtzeitig bearbeitet werden, selbst wenn der/die zugewiesene Genehmigende keine Aktion vorgenommen hat.

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Benachrichtigungen für übersteuerte Anfragen

Wenn du eine Anfrage übersteuerst, werden alle relevanten Parteien benachrichtigt:
  • Der/die Mitarbeitende erhält eine Benachrichtigung, dass die Aktion von einem Manager durchgeführt wurde.
  • Der/die ursprünglich zugewiesene Genehmigende wird ebenfalls darüber informiert, dass ihre Verantwortung übersteuert wurde und sie keine Aktion mehr für die Anfrage vornehmen können.
Zusätzlich werden Übersteuerungsaktionen aus Transparenzgründen protokolliert:
  • Excel-Exporte enthalten Details darüber, wer die Übersteuerung durchgeführt hat.
  • Die Anfragedetails-Ansicht zeigt deutlich an, wer den Genehmigungsprozess übersteuert hat.

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Wichtige Hinweise

  • Sichtbarkeit: Manager*innen können Anfragen für alle Mitarbeitenden in ihrer Abteilung einsehen und bearbeiten, einschließlich derjenigen, die anderen Genehmigenden zugewiesen sind.
  • Benachrichtigungen: Aktionen wie Genehmigung, Ablehnung oder Übersteuerung lösen Benachrichtigungen an alle relevanten Parteien aus.
  • Prüfprotokoll: Alle Aktionen, die von Manager*innen durchgeführt werden, einschließlich Übersteuerungen, werden im System protokolliert und können für zukünftige Referenzen eingesehen werden.
Für allgemeine Informationen zum Umgang mit Genehmigungsanfragen sieh dir die Mitarbeiter-Genehmigungsanleitung an.