Als Manager*in hast du in absentify zusätzliche Berechtigungen, die es dir ermöglichen, Abwesenheitsanfragen im Namen von Mitarbeitenden in deiner Abteilung zu erstellen. Diese Anleitung erklärt die Schritte, um eine Anfrage für jemand anderen zu erstellen, basierend auf dem allgemeinen Prozess aus der Mitarbeiteranleitung.

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Zur Mitarbeitendenübersicht navigieren

Gehe auf die Übersichtsseite in absentify und öffne die Mitarbeitendenübersicht deiner Abteilung. In diesem Bereich werden alle Mitarbeitenden angezeigt, für die du Anfragen erstellen kannst.

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Eine neue Abwesenheitsanfrage starten

Klicke auf den Namen des Mitarbeitenden in der Übersicht. Dadurch wird dessen Kalenderansicht geöffnet. Klicke hier auf Anfrage erstellen oder wähle direkt die gewünschten Datum(e) für den Abwesenheitszeitraum aus.

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Den Abwesenheitstyp auswählen

Wähle im Anfrageformular den Abwesenheitstyp aus dem Dropdown-Menü aus, genauso wie bei einer Anfrage für dich selbst. Achte darauf, dass der ausgewählte Typ mit den verfügbaren Kontingenten und den Richtlinien des Unternehmens übereinstimmt.

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Dauer und Details festlegen

  • Dauer: Gib die Start- und Enddaten der Abwesenheit an. Das System berechnet etwaige Abzüge automatisch unter Berücksichtigung von Arbeitsplänen und Feiertagen.
  • Grund (optional): Falls erforderlich, gib einen Grund für die Abwesenheit an.
  • Anhang (optional): Falls für den Abwesenheitstyp das Hochladen von Dokumenten aktiviert ist, erscheint ein Feld Anhang. Klicke auf Hochladen oder ziehe Dateien, um unterstützende Dokumente hochzuladen. Die maximale Anzahl und Größe der Dateien hängt vom Plan deines Unternehmens ab:
    • Essentials-Plan: 1 Dokument pro Anfrage (max. 2 MB).
    • Plus-Plan: Mehrere Dokumente pro Anfrage (max. 15 MB pro Dokument).

Hinweis: Das System wendet dieselben Regeln für Mitarbeitende an wie für Manager*innen in Bezug auf Abwesenheitstypen, Zeiträume und Genehmigungsanforderungen.

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Die Anfrage absenden

Überprüfe die Details auf Richtigkeit und klicke dann auf Anfrage senden. Die Abwesenheit wird im Kalender des Mitarbeitenden eingetragen und, falls erforderlich, dem Genehmigungsprozess deines Unternehmens zugeführt.

Tipp: Manager*innen können nur Anfragen für Mitarbeitende in ihren zugewiesenen Abteilungen erstellen. Wenn du den Namen eines Mitarbeitenden nicht sehen kannst, kontaktiere deine HR-Abteilung, um deine Abteilungszuweisungen zu überprüfen.

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Mitarbeitendenanfragen ansehen und verwalten

Nach dem Absenden wird die Anfrage im Kalender des Mitarbeitenden angezeigt. Du kannst ihren Status (ausstehend, genehmigt oder abgelehnt) in der Mitarbeitendenübersicht oder deinem Manager-Dashboard verfolgen. Du kannst Anfragen bei Bedarf auch ändern oder stornieren, gemäß den Richtlinien deines Unternehmens.

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Zusätzliche Hinweise

  • Anfragen, die von Manager*innen erstellt werden, folgen denselben Genehmigungsworkflows wie von Mitarbeitenden initiierte Anfragen, es sei denn, dein Unternehmen hat dies anders konfiguriert.
  • Falls Probleme mit Berechtigungen oder Workflows auftreten, kontaktiere deine HR-Abteilung.

Weitere Details zum allgemeinen Prozess für das Erstellen von Abwesenheitsanfragen findest du in der Mitarbeiteranleitung.