Die Übersichtsseite in absentify bietet Abteilungsleiterinnen eine umfassende Ansicht der Zeitpläne, Abwesenheitstypen und ausstehenden Anfragen ihres Teams. Während ein Großteil der Funktionen identisch mit denen in der Mitarbeiter-Übersichtsanleitung ist, konzentriert sich diese Anleitung auf die zusätzlichen Funktionen und Berechtigungen, die Managerinnen zur Verfügung stehen.

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Nach Abteilung filtern

Mit dem Abteilungsfilter kannst du die angezeigten Zeitpläne basierend auf bestimmten Teams eingrenzen oder Abwesenheiten über mehrere Abteilungen hinweg anzeigen.

  • Verwende das Dropdown-Menü des Abteilungsfilters, um einzelne Abteilungen auszuwählen.
  • Wähle Heute abwesend, um anzuzeigen, welche Teammitglieder aktuell abwesend sind.
  • Wähle Alle Abteilungen, um die Filter zu entfernen und den vollständigen organisatorischen Zeitplan anzuzeigen (sofern deine Zugriffsrechte dies erlauben).

Abhängig von der Konfiguration deines Unternehmens kannst du Zeitpläne aller Abteilungen oder nur der Abteilungen einsehen, denen du angehörst oder die du leitest.

  • Wenn Abteilungen so konfiguriert sind, dass sie sich gegenseitig sehen, hast du Einblick in viele Abteilungen.
  • Wenn Abteilungen so konfiguriert sind, dass sie sich nicht sehen, ist deine Sichtbarkeit auf die Abteilungen beschränkt, die du verwaltest oder denen du angehörst.

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Detaillierte Abwesenheitsinformationen anzeigen

Als Manager*in kannst du auf jede Abwesenheit in der Zeitleiste klicken, um zusätzliche Details anzuzeigen, darunter:

  • Abwesenheitstyp: Der Typ der Abwesenheit und deren Dauer.

    • Normale Mitarbeitende können dies nur für ihre eigenen Abwesenheiten sehen.
    • Für Abwesenheiten anderer Mitarbeitender sehen normale Nutzer*innen möglicherweise nur „Abwesend“ (abhängig von den Datenschutzeinstellungen).
    • Manager*innen können immer die spezifischen Abwesenheitstypen und deren Dauer für Mitarbeitende in ihrer Abteilung einsehen.

  • Status: Der Genehmigungsstatus (genehmigt, abgelehnt oder ausstehend).

    • Normale Mitarbeitende können den Status nur für ihre eigenen Anfragen sehen.
    • Manager*innen können den Genehmigungsstatus aller Anfragen in ihrer Abteilung sehen.

  • Abzug vom Kontingent: Ob die Abwesenheit von Urlaubstagen abgezogen wurde und wie viele Tage abgezogen wurden.

    • Normale Mitarbeitende können diese Informationen nur für ihre eigenen Abwesenheiten sehen.
    • Manager*innen können diese Details für alle Mitarbeitenden in ihrer Abteilung einsehen.

Diese detaillierte Ansicht gibt Manager*innen die Werkzeuge an die Hand, um Abwesenheiten im Team effektiv zu überwachen und potenzielle Planungsprobleme zu lösen.

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Kontingente und Mitarbeitendendetails anzeigen

Als Manager*in hast du erweiterten Einblick in die Kontingente und Abwesenheiten der Mitglieder deiner Abteilung:

  • Verbleibende Kontingente: Du kannst sehen, wie viele Urlaubstage jedem Teammitglied noch zur Verfügung stehen.
  • Mitarbeitendendetails: Ein Klick auf einen Mitarbeitenden öffnet eine detaillierte Ansicht ihrer Abwesenheiten, einschließlich:
    • Aller genutzten und verbleibenden Urlaubstage.
    • Einer Übersicht ihrer Abwesenheitshistorie.
    • Feiertagen, die ihren Zeitplan beeinflussen.

Normale Mitarbeitende können nur ihre eigenen Kontingente und Abwesenheiten einsehen. Manager*innen hingegen haben vollständige Sichtbarkeit für alle Mitarbeitenden innerhalb ihrer Abteilung.

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Alle Abwesenheitstypen anzeigen

Als Abteilungsleiter*in kannst du alle Abwesenheitstypen und Gründe für Mitarbeitende in deiner Abteilung einsehen. Für Mitarbeitende in anderen Abteilungen kann deine Sichtbarkeit je nach den Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens eingeschränkt sein. Innerhalb deiner eigenen Abteilung sind jedoch alle Abwesenheiten und deren Gründe vollständig sichtbar.

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Anfragen verwalten

  • Sieh dir ausstehende Anfragen direkt in der Zeitleiste oder über das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke an.
  • Genehmige oder lehne Anfragen mit einem Klick ab. Bei Ablehnungen musst du einen Grund angeben.

Für eine allgemeine Einführung in die Übersichtsseite und deren Funktionen siehe die Mitarbeiter-Übersichtsanleitung.

Dieses leistungsstarke Tool ermöglicht es Manager*innen, Teamzeitpläne effektiv zu koordinieren und den Überblick über Abwesenheitsprozesse zu behalten. Für zusätzliche Unterstützung wende dich bitte an deine HR-Abteilung.

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