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Am 1. August 2026 hat absentify die festen Jahreskontingente durch wiederverwendbare Kontingentregeln ersetzt. Wenn dein Workspace schon vorher existierte, hat absentify deine Daten automatisch umgestellt. Diese Seite erklärt, was sich geändert hat, was nicht, und was einen kurzen Blick wert ist.
Workspaces, die am oder nach dem 1. August 2026 erstellt wurden, arbeiten von Anfang an mit Kontingentregeln und wurden nie umgestellt. Trifft das auf dich zu, kannst du diese Seite überspringen und stattdessen Kontingenteinstellungen lesen.

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Was passiert ist

Bisher war ein Kontingent eine reine Zahl. Für jeden Benutzer und jedes Jahr hat jemand eingetragen, wie viele Tage oder Stunden ihm zustehen. Übertragsgrenzen und Verfall wurden einmal für die gesamte Kontingentart konfiguriert, und jede Ausnahme musste von Hand eingetippt werden. Kontingente werden jetzt über Kontingentregeln definiert. Eine Regel beschreibt, wie viel gewährt wird, in welchem Rhythmus, wann das Kontingentjahr beginnt und was mit ungenutztem Kontingent passiert. Eine Regel kann vielen Benutzern zugewiesen werden, und jeder Benutzer hat zu einem Zeitpunkt genau eine Regel pro Kontingentart. absentify hat die vorhandenen Daten automatisch umgestellt. Du musstest nichts tun, es ging keine Konfiguration verloren, und niemand musste Zahlen neu erfassen.

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Was sich nicht geändert hat

Das ist der wichtigste Punkt: Jedes Guthaben ist genau so geblieben, wie es war.
Das verbleibende Guthaben jedes Benutzers ist unverändert. Gebuchte Abwesenheiten, genehmigte Abwesenheitsanfragen und die bereits genommenen Tage wurden überhaupt nicht angefasst, und Überstundenbilanzen wurden übernommen. Deine Benutzer sehen nach der Umstellung dieselben Zahlen wie vorher.
Dass das verbleibende Guthaben erhalten bleibt, ist eine Zusage und kein Nebeneffekt. absentify hat jedes Kontingentjahr anhand der neuen Regel neu berechnet und das Ergebnis mit dem vorher gespeicherten Guthaben verglichen. Wichen beide voneinander ab, hat absentify eine datierte Korrektur über genau diese Differenz erfasst. Damit ergibt das verbleibende Guthaben wieder exakt den vorherigen Wert. Die Umstellung hat ausschließlich Regeln, Regelzuweisungen und Korrekturen ergänzt. Sie hat nie in Abwesenheitsanfragen oder Abwesenheiten geschrieben und vorab eine Kopie der bisherigen Werte gesichert, sodass die ursprünglichen Zahlen erhalten bleiben.
Weil das Ziel war, deine bisherigen Guthaben exakt abzubilden, hat absentify keine Regel rückwirkend angewendet. Wurde ein Guthaben vor einem inzwischen abgelaufenen Übertragsstichtag gespeichert, bleibt es so erhalten, wie es stand, und verfällt nicht nachträglich.

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Wie deine Daten jetzt aussehen

Öffne Einstellungen > Benutzer, wähle einen Benutzer und öffne den Tab Kontingent. Im Vergleich zu vorher fällt dir Folgendes auf.
  • Jede Kontingentart zeigt die geltende Regel. Die Zusammenfassung nennt die Aktuelle Regel mit ihrem Gültig ab-Datum und entweder Gültig bis oder Unbefristet. Hat sich der Anspruch eines Benutzers über die Jahre geändert, hat absentify mehrere aufeinanderfolgende Zuweisungen angelegt statt einer einzigen, damit jeder Zeitraum den Betrag behält, den er tatsächlich hatte.
  • Die Jahrestabelle nennt die Regel je Jahr. Jede Zeile ist ein Kontingentjahr, und die geltende Regel steht unter der Spalte Jahr. Das Info-Symbol neben dem Kontingentwert schlüsselt ihn in den Betrag aus der Regel, manuelle Anpassungen und eine eventuelle Kontingentkorrektur aus der Umstellung auf.
  • Differenzen wurden als datierte Korrekturen erfasst. Ließen sich die bisherigen Jahreszahlen nicht durch eine einzelne Regel abbilden, hat absentify die Differenz als Anpassung festgehalten. Du findest sie unter Verlauf & Anpassungen mit Gründen wie Kontingentkorrektur aus Migration (2026) oder Anteiliges erstes Jahr, erstellt von Migration.
  • Kontingentarten verweisen auf eine Standardregel der Organisation. Unter Einstellungen > Benutzer > Standard-Benutzereinstellungen zeigt der Bereich Kontingentregeln für neue Benutzer, welche Regel neue Benutzer pro Kontingentart erhalten. absentify hat sie automatisch gesetzt, sofern eine deiner bestehenden Regeln dem bisherigen Standardbetrag der Kontingentart exakt entsprach. Passte keine Regel genau, oder waren für das laufende und das nächste Jahr unterschiedliche Standardbeträge hinterlegt, gilt weiterhin der bisherige Standard, bis du selbst eine Regel auswählst.
  • Abteilungen verweisen nach Möglichkeit auf eine Regel. Unter Einstellungen > Abteilungen, im Bereich Kontingentregeln für neue Mitarbeiter, wählt das bisherige Standardkontingent einer Abteilung jetzt die passende Regel aus. Auch hier gilt: Ein Standardwert, der zu keiner bestehenden Regel exakt passte, zeigt weiterhin die bisherigen Zahlenfelder an, bis du eine Regel auswählst.
Korrekturen im Verlauf sind zu erwarten. Sie sind genau der Mechanismus, der deine Guthaben unverändert gehalten hat, und kein Zeichen dafür, dass etwas schiefgelaufen ist.

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Was du prüfen solltest

Zehn Minuten reichen für eine aussagekräftige Kontrolle.
1

Zwei oder drei Benutzer stichprobenartig prüfen

Öffne Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten > Kontingent für einige Benutzer, deren Anspruch du auswendig kennst, idealerweise einen langjährigen Benutzer, einen unterjährigen Eintritt und eine Teilzeitkraft. Vergleiche Verbleibend mit deiner Erwartung.
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Die zugewiesene Regel ansehen

Prüfe die Aktuelle Regel und ihr Gültig ab-Datum. Passt die Regel nicht zum Vertrag des Benutzers, weise eine andere Regel zu, statt Zahlen von Hand zu korrigieren.
3

Verlauf & Anpassungen öffnen

Vergewissere dich, dass die dort sichtbaren Korrekturen von Migration stammen. Sieht ein Guthaben falsch aus, zeigt dir der Korrektureintrag genau, welcher Betrag für welches Jahr erhalten wurde.
4

Die Regel für neue Benutzer je Abteilung prüfen

Öffne Einstellungen > Abteilungen und sieh dir Kontingentregeln für neue Mitarbeiter an. Das ist die Einstellung, die der nächste Benutzer bekommt, und damit die, die du jetzt am ehesten korrigieren solltest. Wo noch die bisherigen Zahlenfelder stehen, ist noch keine Regel ausgewählt.
5

Auch stundenbasierte Kontingente prüfen

Wenn du Überstunden oder ein anderes Kontingent in Stunden führst, sieh dir diese genauso an. Sie wurden mit derselben Zusage umgestellt, ihre Beträge lassen sich aber leichter falsch lesen als tagesbasierte.
Ändert sich der Anspruch eines Benutzers ab einem bestimmten Datum tatsächlich, weise ihm eine neue Regel mit diesem Datum zu, statt vergangene Jahre zu bearbeiten. Vergangene Berechnungen bleiben erhalten und die neue Regel gilt ab dem gewählten Datum. Wie du nach der Umstellung Regeln zuweist, beendest oder entfernst — einschließlich der Bedeutung von Regel zugewiesen im Verlauf — steht unter Benutzerkontingente bearbeiten.

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Wenn du die API oder Webhooks nutzt

Das ist eine echte Verhaltensänderung, lies diesen Abschnitt also vor deinem nächsten Integrationslauf. Intern speichert der Kontingentwert jetzt nur noch den Anteil, den die Regel gewährt, während Korrekturen als eigene Anpassungen geführt werden. Die öffentliche API verbirgt diese Aufteilung, damit deine Integrationen unverändert weiterlaufen:
  • Das Feld allowance eines Benutzers liefert das effektive Kontingent, also den Betrag aus der Regel plus alle Anpassungen. Es behält damit die Bedeutung, die es vorher hatte.
  • Das interne Feld adjustments ist nicht Teil der Nutzdaten.
  • PUT /members/{id}/allowance/{allowance_type_id}/{year} ist veraltet. In einem umgestellten Workspace ist allowance ein absoluter Zielwert für das Jahr. absentify speichert die Differenz zum Regelkontingent des Benutzers als eine Anpassung Über API festgelegt und überschreibt diesen Eintrag bei jedem Senden. Anpassungen, die du in absentify erstellt hast, werden nie geändert und zählen weiter obendrauf. Bei einem Benutzer ohne Regel wird allowance angenommen und bleibt wirkungslos. brought_forward, compensatory_time_off, set_as_default und disabled funktionieren weiterhin. Ein Feld, das die Integration weglässt, behält seinen gespeicherten Wert. Konflikt- und 404-Antworten sind unverändert. Den vollständigen Vertrag findest du in der API-Einführung.
  • Webhook-Nutzdaten folgen derselben Semantik. Enthält eine Nutzlast die Kontingente eines Benutzers, ist das gemeldete allowance der effektive Wert und adjustments wird entfernt, genau wie in der REST-API.
Für das Regelmodell gibt es neue Endpunkte. Sie erfordern alle einen Admin-API-Key und sind unter Allowance Management zusammengefasst: Beträge folgen der Einheit der Kontingentart: Tage bei tagesbasierten Arten und Minuten bei stundenbasierten. Antworten zu Zuweisungen enthalten coverage_start_date, den ersten Tag, an dem diese Person tatsächlich Kontingent aufbaut. Das kann später liegen als rule_start_date, wenn sie erst nach Beginn der Zuweisung eingetreten ist. rule_start_date bleibt das eigene Startdatum der Zuweisung und ist der Wert, den du in einem POST oder PATCH sendest. Alle Details stehen in der API-Einführung. Auch der Excel-Export wurde erweitert. Das Blatt Kontingent zeigt jetzt Regel, Regel gültig ab und Regel gültig bis und teilt den Anspruch in Kontingent (aus Regel), Anpassungen und Effektives Kontingent auf. Zwei Blätter sind neu: Anpassungen mit jeder manuellen Korrektur und jeder Korrektur aus der Umstellung samt Begründung sowie Regeln mit den Regeln deines Workspaces. Beide sind immer vorhanden, auch wenn sie nur eine Kopfzeile enthalten. Siehe Excel- und Kalender-Exporte.
Liest eine deiner Auswertungen die Kontingentspalte und erwartet dort die bisherige feste Zahl, gleiche sie mit Effektives Kontingent ab und nicht mit Kontingent (aus Regel). Nur der effektive Wert entspricht dem, was der Benutzer sieht und was die API meldet.

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Was du dazugewinnst

Die Umstellung war nicht nur Aufräumarbeit. Einiges ist jetzt möglich, was vorher nicht ging.
Statt eine Zahl pro Person und Jahr einzutippen, definierst du den Anspruch einmal als Regel und weist sie zu. Änderst du die Regel, gilt die Änderung für alle, die ihr zugewiesen sind.
Weise eine neue Regel mit dem Datum zu, ab dem sie gilt. absentify berechnet den Wechsel automatisch anteilig und lässt vergangene Berechnungen unberührt. Eine Beförderung oder Vertragsänderung bedeutet damit keine manuelle Nachrechnung mehr.
Lege unter Übertrag & Verfall fest, ob Nichts, Alles oder ein Betrag Bis zu einer Obergrenze übertragen wird und wie lange übertragenes Kontingent nutzbar bleibt. absentify wendet das am Ende jedes Kontingentjahres an.
Neben Jährlich kann eine Regel das Kontingent Monatlich oder Zweiwöchentlich gewähren. Für diese Rhythmen wählst du, ob der Betrag Zu Beginn jedes Zeitraums oder Am Ende jedes Zeitraums gutgeschrieben wird.
Wähle unter Wie wird ein anteiliges Jahr berechnet? zwischen In monatlichen Zwölfteln, Taggenau, Nur volle Monate und Immer der volle Betrag. In monatlichen Zwölfteln zählt volle Monate je 1/12 und einen angebrochenen Monat tageweise. Taggenau zählt jeden Kalendertag. Nur volle Monate: Nur ganze Monate zählen jeweils 1/12, ein begonnener Monat zählt nichts. Beispiel: Eintritt am 15. Juli mit 30 Tagen pro Jahr ergibt 12,5. In manchen Ländern ist die taggenaue Berechnung vorgeschrieben. Immer der volle Betrag zieht bei einem Eintritt oder Austritt nichts ab. Beispiel: Eintritt am 1. Juli mit 30 Tagen pro Jahr ergibt 30. Weist du jemandem, der schon beschäftigt ist, während des Jahres diese oder eine andere Regel zu, zählt jede Regel weiterhin nur ihre eigenen Monate. Hat jemand für ein Jahr, in dem er eingetreten oder ausgetreten ist, noch ein Guthaben aus der Zeit vor den Regeln, lehnt absentify Immer der volle Betrag für diesen Zeitraum ab und fordert dich auf, eine neue Regel zu erstellen und die Person ab einem späteren Datum dorthin zu verschieben.

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Hilfe erhalten

Sieht ein Guthaben nach der Umstellung nicht richtig aus, korrigiere es nicht von Hand, bevor du in Verlauf & Anpassungen nachgesehen hast. Die Einträge dort erklären die Differenz in aller Regel. Bleibt etwas unklar, wende dich an unser Support-Team oder schreibe an support@absentify.com. Nenne dabei den Benutzer und das Kontingentjahr, das du dir ansiehst, damit wir dieselben Zahlen prüfen können wie du.