Probleme mit der E-Mail-Zustellung beheben

Wenn Benutzer keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten (z. B. für Abwesenheitsanfragen, Kalendereinladungen oder Aktivierungslinks), hilft dir diese Anleitung, mögliche Ursachen zu identifizieren und Lösungen anzuwenden.

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Häufige Ursachen für nicht zugestellte E-Mails

1. Outlook-Kalendersynchronisierung ist aktiviert: Dadurch werden E-Mail-Einladungen umgangen, da die Kalender der Benutzer direkt aktualisiert werden.
2. Einladungs-E-Mails wurden nicht gesendet: Die Einstellung zum Senden von Einladungen könnte deaktiviert sein.
3. Benutzerkonten sind inaktiv: Benachrichtigungen werden an inaktive Konten nicht gesendet.
4. E-Mail-Filter oder Spamregeln blockieren absentify-Benachrichtigungen: E-Mails könnten im Spam-Ordner landen oder durch IT-Richtlinien blockiert werden.
5. Zustellfehler im E-Mail-Verlauf: Überprüfe den E-Mail-Verlauf in absentify auf spezifische Probleme.

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E-Mail-Verlauf in absentify prüfen

absentify bietet einen E-Mail-Verlauf, um Zustellprobleme zu diagnostizieren.

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Schritte zur Prüfung des E-Mail-Verlaufs:

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer.
2. Wähle das Benutzerprofil aus, das betroffen ist.
3. Öffne den Reiter E-Mail-Verlauf.

Hier siehst du:

• Status: Gesendet, Zurückgewiesen oder Fehlgeschlagen.
• Zeitstempel: Wann die E-Mail gesendet wurde.
• Grund für Fehler: Zum Beispiel eine ungültige E-Mail-Adresse oder eine blockierte Domain.

Behebe Probleme basierend auf dem protokollierten Grund (z. B. aktualisiere die E-Mail-Adresse oder füge die Domain von absentify zur Whitelist hinzu).

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Outlook-Kalendersynchronisierung

Wenn die Outlook-Kalendersynchronisierung aktiviert ist, werden Abwesenheiten automatisch zu den Kalendern der Benutzer hinzugefügt, ohne E-Mail-Einladungen zu senden.

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So überprüfst und änderst du die Einstellung:

1. Gehe zu Einstellungen > Microsoft.
2. Deaktiviere die Option Outlook-Kalendersynchronisierung, falls du E-Mail-Einladungen bevorzugst.

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Einladungs-E-Mails wurden nicht gesendet

Falls Benutzer keine Einladungs-E-Mails erhalten haben, überprüfe die Einstellung Einladung per E-Mail senden.

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Schritte zur Lösung:

1. Benutzer manuell einladen:

   • Teile diesen Link: https://app.absentify.com/login.
   • Nach dem Login können Benutzer Einem bestehenden Unternehmen beitreten auswählen.

2. Automatische Einladungen aktivieren:

   • Gehe zu Einstellungen.
   • Aktiviere den Schalter Einladung per E-Mail senden.

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Konto nicht aktiviert

Benutzer müssen ihre Konten aktivieren, indem sie sich mindestens einmal bei absentify anmelden, um Benachrichtigungen zu erhalten.

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Das solltest du überprüfen:

• Bestätige, ob der Benutzer sich angemeldet hat.
• Falls nicht, sende die Einladung erneut oder teile den Login-Link.

Weitere Informationen findest du in unserem Guide Benutzer aktivieren.

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E-Mail-Filter oder Regeln blockieren absentify-Benachrichtigungen

Falls E-Mails weiterhin nicht zugestellt werden, könnten sie durch unternehmensweite Regeln oder Spamfilter blockiert sein.

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So whitelistest du absentify-E-Mails in Microsoft 365

1. absentify zur Liste sicherer Absender hinzufügen:

   • Melde dich im Microsoft 365 Defender Portal (https://security.microsoft.com) an.
   • Gehe zu Richtlinien & Regeln > Bedrohungsrichtlinien > Anti-Spam-Richtlinien.
   • Füge notifications@mails.absentify.com zur Liste sicherer Absender hinzu.

2. Mail-Flow-Regeln in Exchange einrichten:

   • Melde dich im Microsoft 365 Admin Center an.

   • Gehe zu Exchange > Mailflow > Regeln.

   • Erstelle eine neue Regel mit folgenden Einstellungen:

     • Name: absentify-E-Mails zulassen.
     • Bedingung: Regel anwenden, wenn... > Der Absender > Domain ist > mails.absentify.com.
     • Aktion: Folgendes tun > Nachrichteneigenschaften ändern > Spam-Vertrauensstufe (SCL) auf -1 setzen.

     Speichere die Regel, um E-Mails von absentify am Spamfilter vorbeizuleiten.

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Erweiterte Fehlerbehebung

1. Quarantäne-Einstellungen prüfen:

   • Melde dich im Microsoft 365 Defender Portal (https://security.microsoft.com) an.
   • Gehe zu Überprüfen > Quarantäne.
   • Suche nach E-Mails von notifications@mails.absentify.com und lasse sie bei Bedarf frei.

2. Detailliertes E-Mail-Tracking aktivieren:

   • Gehe zum Exchange Admin Center.
   • Wähle Mailflow > Nachrichtenverfolgung.
   • Suche nach dem Benutzer oder der E-Mail-Domain, um Zustellprobleme zu identifizieren.

3. Erweiterte Bedrohungsschutz-Richtlinien (ATP) prüfen:

   • Falls ATP aktiviert ist, füge mails.absentify.com als vertrauenswürdige Domain in den Anti-Phishing- und Safe-Links-Richtlinien hinzu.

4. Domänenkonfiguration überprüfen:

   • Stelle sicher, dass die E-Mail-Sicherheitsrichtlinien deiner Organisation die Domain mails.absentify.com unterstützen.

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Unterstützung benötigt?

Falls weiterhin Probleme auftreten, kontaktiere unser Support-Team. Wir helfen dir gerne, alle E-Mail-Zustellprobleme zu lösen.