Um absentify nutzen zu können, benötigen Mitarbeiter Microsoft-Konten. Zwar ist eine Microsoft 365-Lizenz nicht zwingend erforderlich, jedoch können Nutzer innerhalb deines Microsoft-Tenants kostenlose Konten erstellen. absentify unterstützt auch private Microsoft-Konten; dies wird jedoch nicht empfohlen, da dadurch zentrale Verwaltungs- und Kontrollmöglichkeiten für Administratoren entfallen.

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Benötigte Berechtigungen

absentify erfordert minimale Berechtigungen, die für die Login-Funktionalität und die Integration von Benutzerprofilen erforderlich sind. Diese Berechtigungen werden durch Microsofts technische Anforderungen für Login und Profilsynchronisation definiert:

  • email (Delegiert): Anzeigen der E-Mail-Adressen von Benutzern.
  • offline_access (Delegiert): Zugriff auf Daten behalten, die Benutzer freigegeben haben.
  • openid (Delegiert): Benutzer anmelden.
  • profile (Delegiert): Basisprofilinformationen der Benutzer anzeigen.
  • User.Read (Delegiert): Benutzer anmelden und Profilinformationen lesen.

Diese Berechtigungen sind erforderlich, damit Microsoft die App-Anmeldung und die grundlegende Benutzerintegration ermöglicht. Würden weniger Berechtigungen ausreichen, würde absentify diese verwenden, um den Zugriffsbereich weiter zu reduzieren.

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Admin-Zustimmung erteilen

So erteilst du die Admin-Zustimmung für alle Mitarbeiter:

  1. Rufe die Admin-Zustimmungs-URL auf:
    Navigiere zu folgendem Link:
    Admin-Zustimmung für absentify

  2. Melde dich an:
    Melde dich mit deinen Administrator-Anmeldedaten an.

  3. Überprüfe und akzeptiere die Berechtigungen:
    Überprüfe sorgfältig die von absentify angeforderten Berechtigungen und klicke auf Akzeptieren, um die Zustimmung im Namen deiner Organisation zu erteilen.

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Vorteile der Admin-Zustimmung

Das Erteilen der Admin-Zustimmung erleichtert den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter und sorgt für ein konsistentes Benutzererlebnis. Die Vorteile umfassen:

  • Vertrauen der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen keine individuelle Zustimmung erteilen, was sie möglicherweise verwirren oder verunsichern könnte, insbesondere wenn sie nicht mit Drittanbieter-Berechtigungen vertraut sind.
  • Einhaltung von Richtlinien: Viele Organisationen verbieten es Mitarbeitern, delegierte Berechtigungen an Drittanbieter-Apps zu erteilen. Die Admin-Zustimmung umgeht diese Einschränkungen und stellt sicher, dass absentify reibungslos funktioniert.
  • Vereinfachte Einrichtung: Durch die Admin-Zustimmung können alle Mitarbeiter absentify sofort nutzen, ohne zusätzliche Schritte, was Zeit für Mitarbeiter und IT-Supportteams spart.

Mit der Admin-Zustimmung können alle Mitarbeiter absentify nutzen, ohne dass individuelle Zustimmungen erforderlich sind, was Vertrauen aufbaut und die Einführung des Tools erleichtert.

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Sicherheit, Compliance und Zertifizierungen

absentify erfüllt höchste Standards für Datenschutz und Sicherheit.

  • DSGVO-Konformität: Alle Datenverarbeitungen entsprechen der DSGVO, um Benutzerdaten zu schützen.
  • ISO 27001-Zertifizierung: Die Infrastruktur von absentify ist ISO 27001-zertifiziert, was unser Engagement für ein robustes Informationssicherheitsmanagement belegt.
  • Microsoft App-Zertifizierung: Die absentify-App ist Microsoft-zertifiziert und erfüllt strenge Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft.

Diese Zertifizierungen gewährleisten, dass absentify eine sichere, konforme und vertrauenswürdige Umgebung für die Daten deiner Organisation bietet.

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Sicherheit und Datenspeicherung

absentify legt großen Wert auf die Sicherheit und den Schutz der Daten deiner Organisation. So verwalten und schützen wir Informationen:

  • Erhobene Daten:

    • Vorname
    • Nachname
    • E-Mail-Adresse
    • Profilbild

  • Zweck der Datenerhebung:
    Zur Verbesserung der Anwendungsleistung und des Benutzererlebnisses.

  • Datenspeicherung:

    • Alle Daten werden sicher in unserer Azure-Datenbank in Nordeuropa gespeichert.
    • Der Zugriff auf die Datenbank ist auf die Geschäftsleitung beschränkt. Entwickler und andere Abteilungen haben keinen Zugriff.
    • Die Datenbank ist ausschließlich über Azure zugänglich und unterliegt strengen Sicherheitsmaßnahmen.

Unbefugter Zugriff ist ausgeschlossen, und der Datenzugriff ist auf notwendiges Personal beschränkt.

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Berechtigungen für spezifische Gruppen zuweisen

Falls du die Berechtigungen nur für eine bestimmte Gruppe und nicht für die gesamte Organisation erteilen möchtest, kannst du dies über Azure Active Directory konfigurieren:

  1. Erstelle eine Sicherheitsgruppe:

    • Gehe im Azure-Portal zu Azure Active Directory > Gruppen > Neue Gruppe.
    • Erstelle eine Sicherheitsgruppe und füge die gewünschten Benutzer hinzu.

  2. Weise die Anwendung der Gruppe zu:

    • Gehe zu Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen.
    • Wähle die absentify-Anwendung aus.
    • Klicke unter Benutzer und Gruppen auf Benutzer/Gruppe hinzufügen.
    • Wähle die zuvor erstellte Sicherheitsgruppe aus und weise sie der Anwendung zu.

  3. Konfiguriere die Benutzerzuweisung:

    • Aktiviere in den Einstellungen der absentify-Anwendung die Option Benutzerzuweisung erforderlich? auf Ja.
    • Dadurch wird sichergestellt, dass nur Benutzer innerhalb der zugewiesenen Gruppe Zugriff auf absentify haben.

Weitere Informationen findest du in der Microsoft-Dokumentation zum Erteilen von tenantweiter Admin-Zustimmung für eine Anwendung.

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Vorteile der Nutzung von Microsoft-Konten

Die Verwendung von Microsoft-Konten innerhalb des Tenants deiner Organisation bietet zahlreiche Vorteile:

  • Reibungsloses Offboarding: Beim Austritt eines Mitarbeiters wird dessen Microsoft-Konto automatisch deaktiviert, wodurch der Zugriff auf absentify ohne manuelles Eingreifen entzogen wird.
  • Zentrales Profilmanagement: Profildaten wie Namen, E-Mails und Positionen werden zentral in Microsoft 365 aktualisiert, was für Konsistenz und Genauigkeit sorgt.
  • Vereinfachtes Onboarding: Neue Mitarbeiter erhalten automatisch Zugriff auf absentify basierend auf ihren Verzeichnisdaten oder Gruppenmitgliedschaften, wodurch manuelle Schritte für die Personalabteilung entfallen.
  • Erhöhte Sicherheit:
    • Microsofts Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), bedingte Zugriffsrichtlinien und weitere Sicherheitsmaßnahmen werden automatisch auf absentify angewendet.
    • Sicherheitsstandards wie die automatische Erkennung kompromittierter Konten und die Durchsetzung organisationsweiter Richtlinien werden genutzt.
  • Richtlinienintegration: Sicherheits- und Compliance-Einstellungen, die im Microsoft Admin Portal konfiguriert wurden, wie Passwortanforderungen und IP-Einschränkungen, werden nahtlos in absentify integriert.
  • Single Sign-On (SSO): Mitarbeiter können sich mit ihren bestehenden Microsoft-Anmeldedaten bei absentify anmelden, was die Login-Erfahrung vereinfacht und Passwortmüdigkeit reduziert.

Durch die Integration mit Microsoft-Konten fügt sich absentify in das Sicherheits- und Betriebsframework deiner Organisation ein, reduziert den Aufwand und verbessert das Benutzererlebnis.

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