In Organisationen, in denen Microsoft Teams und Outlook-Apps standardmäßig eingeschränkt sind, müssen Administratoren die Nutzung von absentify manuell erlauben und konfigurieren. Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie Microsoft 365 Tenant- und Teams-Administratoren absentify für Mitarbeitende aktivieren können.

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Warum absentify aktivieren?

absentify integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheiten direkt in Microsoft Teams und Outlook zu verwalten. Durch die Aktivierung von absentify profitieren Sie von:

  • Praktischer Abwesenheitsverwaltung: Mitarbeitende können Abwesenheiten direkt in ihren bevorzugten Kollaborationstools verwalten.
  • Verbesserter Effizienz: IT-Administratoren können Berechtigungen und Bereitstellungen zentral verwalten, wodurch manueller Aufwand reduziert wird.

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Schritte zur Freischaltung von absentify in Microsoft Teams

  1. Anmeldung im Teams Admin Center:

  2. App-Berechtigungen aktivieren:

    • Navigieren Sie zu Teams-Apps > Apps verwalten.
    • Suchen Sie über die Suchleiste nach “absentify”.
    • Wenn absentify als Blockiert markiert ist, wählen Sie die App aus und klicken Sie auf Zulassen.

  3. Richtlinien für App-Berechtigungen aktualisieren:

    • Gehen Sie zu Teams-Apps > Berechtigungsrichtlinien.
    • Wählen Sie die Richtlinie aus, die Ihren Nutzern zugewiesen ist, oder erstellen Sie eine neue Richtlinie.
    • Stellen Sie unter Microsoft-Apps sicher, dass Bestimmte Apps zulassen und alle anderen blockieren ausgewählt ist (falls zutreffend).
    • Klicken Sie auf Apps verwalten, suchen Sie nach “absentify” und klicken Sie auf Zulassen.

  4. Optional: App-Setup-Richtlinien konfigurieren:

    • Wenn absentify für Mitarbeitende vorinstalliert oder angepinnt sein soll:
      • Navigieren Sie zu Teams-Apps > Setup-Richtlinien.
      • Wählen Sie eine Richtlinie aus oder erstellen Sie eine neue.
      • Klicken Sie unter Installierte Apps auf Apps hinzufügen, suchen Sie nach “absentify” und klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Um die App anzupinnen, fügen Sie sie zu Angepinnte Apps hinzu und ordnen Sie die Reihenfolge nach Bedarf an.

  5. Richtlinie auf Nutzer anwenden:

    • Navigieren Sie zu Benutzer > Benutzer verwalten.
    • Wählen Sie die Benutzer oder Gruppen aus, denen Sie die aktualisierte Setup- oder Berechtigungsrichtlinie zuweisen möchten.
    • Bearbeiten Sie deren Einstellungen, um die entsprechenden Richtlinien zuzuweisen.

Änderungen an Richtlinien können bis zu 24 Stunden dauern, um wirksam zu werden. Mitarbeitende müssen Microsoft Teams möglicherweise neu starten, damit die Änderungen angewendet werden.

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Schritte zur Freischaltung von absentify in Outlook

  1. Aufrufen des Exchange Admin Centers:

  2. Add-In erlauben:

    • Navigieren Sie zu Organisation > Add-Ins.
    • Wenn absentify nicht bereits verfügbar ist, klicken Sie auf + Neues Add-In hinzufügen und wählen Sie Aus dem Office Store.
    • Suchen Sie nach “absentify” und klicken Sie auf Hinzufügen.

  3. absentify für bestimmte Nutzer oder Gruppen bereitstellen:

    • Während des Bereitstellungsprozesses können Sie festlegen, ob das Add-In für alle Nutzer, spezifische Gruppen oder einzelne Nutzer verfügbar sein soll.
    • Speichern Sie Ihre Änderungen.

Mitarbeitende müssen Outlook möglicherweise neu starten oder sich ab- und wieder anmelden, um das absentify-Add-In nach der Bereitstellung sehen zu können.

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Browserbasierter Zugriff ohne Teams- oder Outlook-Apps

Wenn der Zugriff auf Teams oder Outlook eingeschränkt oder für einige Mitarbeitende nicht verfügbar ist, kann absentify weiterhin über den Browser unter app.absentify.com genutzt werden. Konten können im Microsoft Admin-Portal erstellt werden, ohne Teams- oder Outlook-Lizenzen zuzuweisen.

Mitarbeitende ohne Teams- oder Outlook-Lizenzen erhalten keine Benachrichtigungen in diesen Plattformen. Sie müssen sich manuell bei absentify anmelden, um über Abwesenheiten auf dem Laufenden zu bleiben.

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Best Practices für Administratoren

  • Änderungen an Mitarbeitende kommunizieren: Informieren Sie die Mitarbeitenden über die Verfügbarkeit von absentify und wie sie darauf zugreifen können.
  • Konfigurationen testen: Weisen Sie Berechtigungen zunächst einer Testgruppe zu, um eine reibungslose Bereitstellung sicherzustellen.
  • Adoption überwachen: Nutzen Sie das Microsoft Admin Center, um die Nutzung zu verfolgen und potenzielle Probleme proaktiv anzugehen.

Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass absentify auch in Umgebungen, in denen Apps standardmäßig eingeschränkt sind, für Ihre Mitarbeitenden zugänglich ist.

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