Outlook-Kalendersynchronisierung

Die Outlook-Kalendersynchronisierung von absentify ermöglicht es, Abwesenheiten nahtlos in Outlook-Kalender zu integrieren. Dadurch wird die Abwesenheitsverwaltung vereinfacht und die Teamkoordination innerhalb der Microsoft 365-Umgebung verbessert. Für eine vollständige Automatisierung erfordert diese Funktion die Erteilung spezifischer Berechtigungen für die Microsoft 365 Enterprise App absentify Calendars Permission (App-ID: 3dbcb38b-8d2f-4e97-9bd1-975fb770b31c), die Abwesenheitseinträge im Kalender verwaltet.

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Vorteile der Kalendersynchronisierungsberechtigungen

Die Erteilung der Berechtigung Calendars.ReadWrite an die absentify Calendars Permission-App bietet folgende Vorteile:

• Automatisierte Kalendersynchronisierung: Abwesenheiten, die in absentify erstellt werden, werden automatisch in den Outlook-Kalendern der Nutzer angezeigt. Manuelle Einträge entfallen, und alle Teammitglieder bleiben auf dem neuesten Stand.
• Verbesserte Sichtbarkeit in Microsoft 365: Teammitglieder können die Verfügbarkeit ihrer Kollegen direkt in Outlook und Microsoft Teams einsehen. Abwesenheiten werden mit farblich gekennzeichneten Einträgen angezeigt, sodass Verfügbarkeiten schnell erkennbar sind.
• Aktualisierungen in gemeinsamen Kalendern (ab Mini-Plan): Mit der Berechtigung Calendars.ReadWrite kann absentify Abwesenheiten auch in gemeinsamen Kalendern für bestimmte Teams, Abteilungen oder Benutzergruppen eintragen. Teamleiter und Abteilungsmanager können Abwesenheiten somit nicht nur in absentify, sondern auch direkt in Outlook und anderen Microsoft 365-Tools einsehen.

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Standardfunktionalität ohne Berechtigungen

Ohne die Erteilung der Calendars.ReadWrite-Berechtigung bietet absentify grundlegende Kalenderfunktionen:

• iCal-E-Mail-Einladungen: Bei Erstellung einer Abwesenheit erhalten Nutzer eine iCal-E-Mail-Einladung, mit der sie die Abwesenheit manuell in ihren Outlook-Kalender einfügen können.

Obwohl diese Option es Nutzern ermöglicht, ihre Abwesenheiten in Outlook nachzuverfolgen, fehlen die Automatisierung und zentrale Sichtbarkeit, die durch die absentify Calendars Permission-App ermöglicht werden.

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So nutzt absentify die Kalendersynchronisierungsberechtigung

Zur Gewährleistung von Transparenz und Vertrauen verwendet absentify die Berechtigung Calendars.ReadWrite der absentify Calendars Permission-App ausschließlich wie folgt:

• Eingeschränkter Zugriff: Diese Berechtigung wird ausschließlich genutzt, um Kalendereinträge zu Abwesenheiten zu erstellen, zu aktualisieren oder zu löschen. Es werden keine anderen Kalenderdaten oder Ereignisse gelesen.
• Daten speichern: Bei der Erstellung eines Abwesenheitseintrags speichern wir lediglich die ID des Outlook-Kalendereintrags. Diese ID ermöglicht es uns, den Eintrag bei Bedarf zu ändern oder zu löschen (z. B. bei Stornierung oder Aktualisierung einer Abwesenheit).
• Keine Datenauslesung: absentify greift nicht auf andere Kalendereinträge zu oder extrahiert Informationen, wodurch die persönlichen Kalendardaten der Nutzer privat und unberührt bleiben.

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Sicherheit und Datenschutz

Unsere Verpflichtung zur Datensicherheit umfasst folgende Maßnahmen:

• ISO 27001-Zertifizierung: absentify ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt strenge internationale Standards für Informationssicherheitsmanagement.
• Microsoft 365 App-Zertifizierung: Die absentify Calendars Permission-App ist Microsoft 365-App-zertifiziert, was die Einhaltung von Microsofts Sicherheits- und Compliance-Standards bestätigt.
• Sichere Schlüsselverwaltung in Azure Vault: Das Anwendungsschlüsselgeheimnis für die Kalendersynchronisierung wird sicher in einem Azure Key Vault in Northern Europe gespeichert. Nur die Geschäftsleitung von BrainCore Solutions GmbH hat Zugriff auf dieses Schlüsselgeheimnis. Es gibt keine externen Kopien.

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Berechtigungen für die absentify Calendars Permission-App erteilen

So erteilst du die erforderlichen Berechtigungen:

1. Öffne die Zustimmungs-URL: Klicke auf den folgenden Link, um den Berechtigungsprozess zu starten:
   Berechtigungen erteilen
2. Melde dich an: Melde dich mit deinen Microsoft 365-Administrator-Anmeldedaten an.
3. Berechtigungen prüfen: Überprüfe die angeforderte Berechtigung Calendars.ReadWrite der absentify Calendars Permission-App.
4. Zustimmen: Klicke auf Akzeptieren, um die Berechtigung zu erteilen.
5. Synchronisierung in absentify aktivieren: Melde dich in absentify an und gehe zu Einstellungen > Microsoft. Aktiviere die Option Kalendersynchronisierung aktivieren, um die Funktion zu nutzen. Ohne diesen Schritt bleibt die Synchronisierung inaktiv.

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Berechtigungen widerrufen

Falls du die erteilten Berechtigungen widerrufen möchtest:

1. Zugriff auf Azure Active Directory: Melde dich im Azure-Portal mit deinem Administratorkonto an.
2. Navigiere zu Unternehmensanwendungen: Gehe zu Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen.
3. Wähle absentify Calendars Permission: Suche die absentify Calendars Permission-App in der Liste und wähle sie aus.
4. Berechtigungen verwalten: Überprüfe und widerrufe Berechtigungen nach Bedarf.

Durch die Erteilung der Berechtigung Calendars.ReadWrite an die absentify Calendars Permission-App ermöglicht absentify eine nahtlose Abwesenheitsverwaltung. Die Funktion automatisiert Kalenderaktualisierungen in der gesamten Microsoft 365-Umgebung, einschließlich Outlook und Microsoft Teams, und hält dabei höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards ein. Mit der Möglichkeit, gemeinsame Kalender zu aktualisieren, wird die Sichtbarkeit und Teamkoordination weiter verbessert.

Für weitere Fragen zu Datenverarbeitung, Sicherheit oder Berechtigungsverwaltung wende dich an unser Support-Team. Wir sind stets bemüht, Transparenz zu gewährleisten und die Sicherheit deiner Organisation zu gewährleisten.