Willkommen bei absentify! Diese Schnellstart-Anleitung unterstützt neue Administratoren dabei, die wichtigsten Schritte für die Einrichtung des Arbeitsbereichs, das Einladen von Benutzern, die Konfiguration von Abwesenheitsrichtlinien und mehr zu durchlaufen.

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Schritt 1: Registrierung deines Unternehmens

Um mit absentify zu starten, führe folgende Schritte aus:

  • Besuche absentify.com und klicke auf Registrieren.
  • Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an. Stelle sicher, dass du die E-Mail-Adresse verwendest, die mit deiner Organisation verknüpft ist, um den Arbeitsbereich zu erstellen.
  • Nach der Anmeldung benenne den Arbeitsbereich deines Unternehmens und bestätige deine Angaben, indem du grundlegende Unternehmensinformationen eingibst.

Wichtig: Verwende ein Microsoft-Arbeitskonto, um eine ordnungsgemäße Integration mit Teams und Outlook sicherzustellen.

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Schritt 2: Erste Einstellungen konfigurieren

Nach der Registrierung kannst du deinen Arbeitsbereich konfigurieren, indem du den Bereich Einstellungen im absentify-Admin-Dashboard aufrufst:

  • Abteilungen einrichten: Gehe zu Einstellungen > Abteilungen, klicke auf Neue Abteilung hinzufügen und weise Abteilungsleiter zu.
  • Abwesenheitstypen erstellen: Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen, klicke auf Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen und definiere Optionen wie Urlaub oder Krankmeldung.
  • Feiertagskalender zuweisen: Navigiere zu Einstellungen > Feiertage und weise regionale oder unternehmensspezifische Feiertagssets Benutzern oder Abteilungen zu.

Eine korrekte Erstkonfiguration gewährleistet ein nahtloses Erlebnis für alle Mitarbeitenden.

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Schritt 3: Benutzer hinzufügen und einladen

Füge Benutzer zu deinem Arbeitsbereich hinzu, indem du eine der folgenden Methoden nutzt:

  • Benutzer manuell hinzufügen: Gehe zu Einstellungen > Benutzer, klicke auf Neuen Benutzer einladen und gib deren Namen, E-Mail-Adresse und Abteilung ein. Speichere das Profil als inaktiv und aktiviere es später, sobald die Details finalisiert sind.
  • Massenupload per Excel: Lade die Vorlage von Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren herunter, fülle die Benutzerdaten aus und lade die Datei zur Validierung hoch, bevor du Einladungen versendest.
  • Synchronisation mit Microsoft Teams oder Entra ID: Aktiviere die Synchronisation unter Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID und verknüpfe Gruppen mit Abteilungen, um Benutzer automatisch zu erstellen.

Tipp: Inaktive Benutzer ermöglichen es dir, Profile zu finalisieren, bevor Einladungen versendet werden, und sorgen für ein reibungsloses Onboarding.

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Schritt 4: Abwesenheitsrichtlinien konfigurieren

Passe deine Abwesenheitsrichtlinien an die Anforderungen deines Unternehmens an:

  • Kontingente festlegen: Definiere jährliche Quoten für jeden Abwesenheitstyp unter Einstellungen > Kontingente. Konfiguriere Standardwerte für neue Benutzer und Abteilungen.
  • Genehmigungsworkflows einrichten: Passe Genehmigungsprozesse für Abwesenheitsanträge unter Einstellungen > Abteilungen oder direkt in den individuellen Benutzerprofilen an.

Dies stellt sicher, dass alle Abwesenheitsanträge und Kontingente ordnungsgemäß verfolgt und genehmigt werden.

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Schritt 5: Testen und starten

Bevor du absentify für dein Team freischaltest:

  1. Reiche einen Abwesenheitsantrag als Admin oder Manager ein, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
  2. Überprüfe die Kalenderintegration, um sicherzustellen, dass Abwesenheiten korrekt mit Microsoft Teams oder Outlook synchronisiert werden.
  3. Versende Einladungen an Benutzer und stelle ihnen Links zum Mitarbeiter-Leitfaden zur Verfügung.

Für weitere Hilfe kannst du die Admin-Dokumentation erkunden oder unser Support-Team kontaktieren.